Por quanto tempo devo armazenar os exames?

Saiba tudo sobre forma e tempo de armazenamento de exames radiológicos e entenda como reduzir custos e riscos em seu serviço de radiologia

Com a crise, clínicas e hospitais buscam cada vez mais reduzir custos e aumentar a eficiência de suas operações. Nesse contexto, o armazenamento de exames é um assunto que costuma ser negligenciado, mas que merece bastante atenção.

Se o armazenamento é feito fisicamente, com os exames impressos, os arquivos acabam por ocupar um espaço considerável e precisam ser organizados manualmente; por outro lado, se sua instituição conta com sistema digital, então a preocupação passa a ser com o custo de armazenamento em servidores (físicos ou na nuvem), que, com o tempo, acaba não ficando barato.

Pensando nisso, trazemos nesse post respostas para as principais dúvidas que costumam surgir sobre o tema. Todo o conteúdo foi preparado com base na regulamentação do CFM, incluindo as Resoluções CFM n° 1.638/02 e 1.821/07 e o Parecer CFM n° 4.728/08. Aproveite!

Por quanto tempo meu serviço de radiologia deve armazenar os exames?

A resposta vai depender de o exame ter sido retirado pelo paciente ou não e do tipo de arquivamento (digital ou físico).

Enquanto não forem retirados pelos pacientes, os exames (incluindo raio-x, ressonância magnética e tomografia computadorizada) devem ser armazenados pelo prazo mínimo de 20 anos se não estiverem arquivados eletronicamente. Se o arquivo for digital, então o exame deve ficar arquivado de forma permanente. Essa obrigação existe mesmo que o paciente tenha sido avisado que existe um prazo máximo de retirada, por exemplo, de 30 dias.

É bastante tempo, não é? E isso implica em diversos custos com manutenção e organização de arquivos que você já deve estar cansado de saber. Mas temos uma dica que pode ajudar bastante o seu serviço de radiologia!

Para evitar todos os custos e o trabalho com o armazenamento, uma alternativa possível é a entrega do exame por correios para o paciente ou seu representante legal, com aviso de recebimento (que também deve ser armazenado).

Por que isso é importante? Porque depois que o paciente retirou os exames, o serviço de radiologia deixa de ter responsabilidade sobre a guarda do exame, devendo manter arquivada apenas uma via do laudo emitido.

Nesse ponto, vale dizer que, embora não seja uma obrigação legal, pode ser interessante manter os exames arquivados por mais tempo que o exigido em lei para auxiliar no diagnóstico do paciente em caso de novos exames. Na STAR Telerradiologia, por exemplo, para exames em que é importante ter o histórico do paciente o armazenamento é feito por até 3 anos, enquanto em outros casos as imagens são apagadas depois de alguns meses.

Caso o seu centro de diagnóstico conte com serviço de telerradiologia para emissão de laudos à distância, as mesmas regras acima continuam valendo. Se quiser saber mais sobre o funcionamento da telerradiologia ou sobre a regulamentação aplicável para as empresas telerradiologia, acesse nosso blog e ou entre em contato conosco.

Após a digitalização dos exames, posso destruir os originais em papel antes de decorrido o tempo da guarda?

Sim, desde que seu sistema digital atenda aos requisitos do CFM.

Descubra como a implementação de um sistema de gestão impacta na produtividade do seu centro de diagnóstico.

A responsabilidade do médico e da clínica pela guarda dos exames cessa com a retirada pelo paciente?

Sim, contanto que fique arquivada uma cópia do laudo. Aliás, arquivar o laudo é fundamental não só para atender as exigências do CFM, como também para que seja possível usá-lo como prova em eventuais processos judiciais.

Outra recomendação importante é manter uma cópia do protocolo de retirada dos exames do paciente em arquivo. Sem esse documento não será possível comprovar que seu serviço não era mais responsável pela guarda dos exames em um dado momento.

Nos casos em que o serviço radiodiagnóstico é oferecido dentro do complexo hospitalar, de forma autônoma, a simples entrega do exame ao médico solicitante ou a outro departamento da entidade hospitalar exime o serviço de radiologia?

Segundo o CFM a resposta é não, pois o exame (filme e laudo) faz parte do prontuário do paciente e, portanto, deve ser entregue ao setor responsável do hospital mediante protocolo para que fique lá arquivado.

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