Apesar de trabalhoso, preparar e analisar relatórios é fundamental para identificar deficiências e desenvolver planos de ação para aprimorar o atendimento ao paciente e maximizar o uso da estrutura existente em seu serviço. Pensando nisso, trazemos nesse post algumas dicas que todo serviço de radiologia deve considerar, cobrindo desde o monitoramento do tempo de resposta aos pacientes até a diminuição dos cancelamentos e não comparecimentos.

1. Tempo de Resposta por Radiologista

Através da análise do tempo de laudo médio de cada radiologista, é possível identificar os outliers (os chamados “pontos fora da curva”), que acabam por diminuir a satisfação de pacientes e de médicos solicitantes do seu serviço. Essa análise deve ser feita de formas global e detalhada por modalidade (RM, TC, RX, etc) e subespecialidade, de modo a evitar que o tempo de resposta em exames que demandam maior atenção seja injustamente tomado em comparação a outros que demandam menos tempo.

Baseada nessas métricas, é possível identificar possíveis ajustes a serem realizados. Quando feita uma análise em base semanal, os chamados outliers podem ser identificados antes que se tornem um problema. Essa análise é ainda mais importante se o seu serviço remunera os seus radiologistas com valores fixos, sem considerar produtividade.

Obviamente, para realizar essa análise é necessário ter um software de gerenciamento do fluxo de trabalho que possibilite um acompanhamento mais detalhado do seu serviço.

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2. Cancelamento de Exames e Não Comparecimentos

A análise de relatórios é crucial para diminuir a taxa de não comparecimentos e melhorar o atendimento ao paciente. Por ela é possível identificar tendências que levam a maiores cancelamentos e não comparecimentos, tais como:

– não envio de lembretes de agendamento com antecedência;
– não confirmação de agendamento;
– envio de lembretes por email ao invés de SMS / Whatsapp.

Com essas informações em mãos é possível planejar uma estratégia mais eficaz para revertê-las. Essa abordagem contribuirá para aumentar a rentabilidade do seu negócio a longo prazo.

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3. Fontes de Referenciamento

Analisar relatórios é uma forma excelente de identificar os médicos que mais e menos solicitam exames ao seu serviço de radiologia . Com essa informação em mãos, é possível direcionar esforços de marketing para estratégias que geram melhores retornos, focando em médicos e centros com menor taxa de referenciamento e em especialidades que lhe proporcionam um menor fluxo de paciente.

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Muitas vezes o plano de ação é tão simples quanto melhorar a comunicação com centros médicos que lhe referenciam menos (através de um café da manhã ou de informes comerciais, por exemplo).

4. Gestão de Tempo

Analisar relatórios para identificar os horários de maior e menor movimento em seu serviço de radiologia é melhor forma ajustar a jornada de trabalho de seus funcionários. Fazer isso também possibilita que você coordene de forma mais efetiva o fluxo de trabalho nas modalidades. Por exemplo, você poderá identificar em quais horários e dias da semana há demanda por maior volume de técnicos para gerenciar um maior volume de pacientes, bem como identificar os horários de descanso e almoço que gerem o menor ônus aos pacientes.

O objetivo é sempre limitar as horas extras (principalmente para turnos que começam mais cedo) de modo que os funcionários possam trabalhar sob menos stress, com ganhos de produtividade.

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