Reconvocação de pacientes: 5 medidas para reduzir as falhas

Manter uma empresa funcional envolve manutenção e melhoria contínua de processos internos com a diminuição de falhas e implementação de melhorias em cada uma de suas atividades internas. Para Centros de Diagnóstico por Imagem, o principal processo é a realização de exames de imagem. Várias falhas podem ocorrer neste processo, desde o diagnóstico incorreto como a impossibilidade de avaliação das imagens. Esta última pode ser causada por diversos motivos e resulta na Reconvocação de Paciente. Neste artigo, vamos abordar algumas medidas que podem ser tomadas para  diminuir esta falha, a reconvocação de pacientes, um fato que gera transtorno tanto para o paciente quanto para a instituição.

Muitos gestores não possuem indicadores para monitorar este tipo de falha. Listamos aqui alguns efeitos negativos que mostram a importância de monitorar este indicador:

• Exposição de pacientes à radiação desnecessária;
• Prejuízo financeiro direto com realização do exame, visto que praticamente se realizam 2 exames para se ter apenas 1 resultado e 1 cobrança do convênio ou do paciente.
• Insatisfação de pacientes com potencial avaliação negativa da empresa no mercado.
• Dependendo da ocupação do equipamento, perde-se faturamento com a realização de exames de outros pacientes.

Por isso, preparamos 5 medidas que podem reduzir o índice de reconvocação de pacientes dentro de um centro de diagnóstico por imagem:

1. Ter uma equipe treinada e capacitada

A qualificação da equipe interna é um fator predominante para o bom funcionamento dos processos e garantia de resultados da empresa. Além disso, funcionários alocados a funções de acordo com suas competências e especialidades, podem ter seu potencial melhor aproveitado.

A equipe técnica deve estar capacitada e em todos os protocolos de exames realizados no Centro de Imagem, além da correta operação dos equipamentos. Essas 2 medidas, além de reduzir o índice de reconvocação de pacientes, contribuem também para a redução de custos de manutenção de equipamentos e aumento da qualidade das imagens dos exames (que finalmente afetam a assertividade diagnóstica dos laudos médicos).

Por isso, é importante que Centros de Diagnóstico mantenham a equipe interna atualizada e treinada, ciente dos prejuízos causados por uma reconvocação indesejada. Além disso, a equipe deve manter os protocolos de realização de exames sempre otimizados, melhorando assim a qualidade das imagens e reduzindo o tempo de realização dos exames.

2. Programa de manutenção preventiva nos equipamentos também pode diminuir a reconvocação de pacientes

Um equipamento em bom funcionamento e com protocolos de exames de imagem atualizados é de vital importância em um Centro de Diagnóstico. Equipamentos em má condição de uso podem apresentar imagens de baixa qualidade e com ruídos, sendo um motivo para a alta reconvocação de pacientes.

Portanto, a implementação de um programa de manutenção preventiva robusto e atualização constante dos protocolos de realização dos exames garantem que os equipamentos estarão funcionais por longos períodos de tempo. A manutenção preventiva é uma manutenção realizada periodicamente, que envolve a substituição de peças antes que elas quebrem. Sempre evitando a manutenção corretiva – quando a máquina quebra e os exames são interrompidos sem planejamento.

Além de manter os equipamentos funcionais e “a casa em ordem”, o Centro de Diagnóstico evita também uma suspensão indesejada de suas atividades. 

3. Ter uma boa gestão de dados evita confusões

A gestão de dados de uma maneira organizada e acessível é importante para seu acesso e uso posterior. Sem uma organização de dados pontual, até uma solicitação simples de um radiologista para acessar laudos e imagens anteriores de pacientes podem gerar confusão interna desnecessária. Isso pode gerar desde transtornos emocionais dos colaboradores até uma grande confusão nas atividades rotineiras com atraso na entrega de resultados. 

O desencontro de informação também pode acontecer durante a entrega dos resultados de exames para os pacientes, caso não haja uma boa gestão de dados. Isso, quando ocorre, em último caso, pode resultar na reconvocação de pacientes.

Por isso a gestão de dados é importante para que a equipe saiba ao menos por onde procurar cada exame. Já falamos, neste artigo, sobre como um sistema PACS pode melhorar a produtividade do Centro de Diagnóstico. Um sistema RIS também é recomendado dependendo do volume de exames realizados.

4. Analisar todos os procedimentos evita erros indesejados e reconvocação de pacientes

Saber exatamente o exame solicitado pelo médico responsável do paciente e sua respectiva hipótese diagnóstica é fundamental. A equipe da recepção e agendamento deve analisar os dados de entrada com cuidado, para que o agendamento seja feito de forma assertiva. A equipe técnica também deve sempre confrontar os dados fornecidos pelo agendamento/recepção com os dados do pedido médico para a preparação adequada do paciente e seleção do protocolo de realização de exame correspondente à hipótese diagnóstica. Ex.: RM Joelho possui protocolo de aquisição de imagens distinto dependendo da hipótese diagnóstica – isso pode fazer toda a diferença na qualidade das imagens e evitar reconvocações desnecessárias. 

Além disso, simples ações como confirmar o nome do paciente que realizará o exame no momento de entrada na sala de imagem, podem diminuir falhas que levariam à reconvocação.

Outro simples hábito que pode poupar tempo e dinheiro no Centro de Diagnóstico é confirmar com o próprio paciente a região do corpo onde foi requisitada a imagem.

Por vezes ignorados, esses pequenos cuidados evitam que o Centro de Diagnóstico realize um exame com imagens desnecessárias e incorretas. Por exemplo: como da mão direita do paciente, quando, na verdade, foi solicitada uma imagem da mão esquerda.

5. Usar a tecnologia também previne a reconvocação de pacientes

Por mais fácil que seja sua aquisição, equipamentos antigos podem ser grandes fontes de erros e necessitam de muito mais cuidado e atenção ao serem manuseados.

Muitos são analógicos e ultrapassados, onde o usuário deve realizar diversas atividades de forma manual que já foram automatizadas em equipamentos modernos. Ou seja, uma grande porta de entrada para as falhas. Um bom exemplo é a aplicação de contraste para exame de tomografia de forma manual. A probabilidade da aquisição das imagens ficar fora do tempo correto é muito grande – gerando altos índices de reconvocação.

Isso não significa que equipamentos antigos sejam ruins. Equipamentos antigos com bons cuidados e manutenção em dia podem apresentar resultados satisfatórios e um ótimo custo-benefício.

De qualquer modo, recomenda-se que utilização de equipamentos em linha com o nível tecnológico do mercado, visando assim a diminuição de falhas e aumento da eficiência do Centro de Diagnóstico, visto que, mesmo sendo equipamentos com maior valor para aquisição, podem ser ainda menos dispendiosos (com menos despesas).

Por isso é sempre importante contar com empresas parceiras de ponta que podem auxiliar com assessoria médica 24h para a correta seleção e adequação de protocolos de imagem. Entre elas, você também poderá encontrar serviço de assessoria com visita presencial para otimização de protocolos, como é o caso da STAR Telerradiologia, que tem como proposta levar medicina diagnóstica de alta qualidade para todo o Brasil. O foco número um da STAR é o paciente.

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