O que é RIS? 7 Funcionalidades e 6 benefícios do sistema
Já se passaram os tempos em que um paciente entrava em uma clínica e o atendimento tinha que procurar as fichas e arquivos naqueles armários gigantes e espaçosos. A tecnologia começou a decolar nos anos 90, desde então profissionais da área de Radiologia tiveram que acrescentar termos como PACS e RIS em seu vocabulário cotidiano. Mas o que é exatamente um RIS? O que ele faz? Como funciona?
Índice
- O que é RIS?
- Funcionalidades do RIS
- Benefícios do RIS
- Diferença entre PACS e RIS
- Integração PACS + RIS
1. O que é RIS
RIS é um sistema informatizado e automatizado que tem como objetivo a gestão completa de um Centro de Imagem de uma clínica ou hospital. RIS é a sigla para Radiology Information System ou, em português, Sistema de Informação de Radiologia. É o “cérebro” de um Centro de Imagem.
O sistema tem a capacidade de fazer a gestão dos agendamentos de exames, gestão do fluxo de trabalho com os pacientes, filas de espera, registros de dados clínicos de pacientes (como informações sobre patologia, tratamentos, documentos, entre outros), gestão de entrega de resultados de exames etc.
É comumente confundido com PACS (Picture Archive and Communication System, ou Sistema de Arquivamento e Compartilhamento de Imagens). Entretanto, apresenta diferenças significativas do PACS, como por exemplo, agendamentos e PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente).
Em termos simples, o PACS pode ser resumido como um sistema de gestão e arquivamento de imagens médicas. Portanto, geralmente, o PACS é usado em conjunto com RIS para melhor eficiência da prestação de serviços em Centros de Imagem.
2. Funcionalidades do RIS
São muitas funcionalidades que um RIS pode fornecer, ampliando e melhorando a eficiência do atendimento e a prestação de serviço de uma clínica ou hospital. Além de melhorar, e muito, o trabalho da equipe de colaboradores, providenciando ferramentas automatizadas para os processos rotineiros.
Dentre as utilidades de um RIS, falaremos das mais comuns e mais disponibilizadas pelos fornecedores, sendo elas:
Agendamento e Registro de Pacientes
Para o bem dos recepcionistas, é esperado que um Centro de Imagem já não utilize mais papel e caneta para registrar novas consultas de pacientes. Isso porque, com o RIS integrado na empresa, os dados e informações podem ser facilmente cadastrados e acessados por pessoas autorizadas com logins e senhas.
Ou seja, nome do paciente, data de nascimento, endereço, motivo da visita e demais informações necessárias para o atendimento ou tratamento do paciente, podem ser cadastrados diretamente no RIS. Além disso, o atendimento se torna mais ágil e humanizado, visto que detalhes importantes sobre o paciente são relacionados.
Os sistemas RIS mais modernos já oferecem a possibilidade do próprio paciente fazer o agendamento via portal na internet ou aplicativo para smartphones, sem necessidade de contato com as recepcionistas. Além disso, alguns possuem ferramentas que diminuem as faltas de pacientes (ou “no-shows”), com envio de avisos e pedidos de confirmação de visita para os pacientes, diretamente em mensageiros eletrônicos.
Fluxo de Trabalho
Através do RIS, é possível monitorar e controlar o fluxo de trabalho do Centro de Imagem, com a definição de status para cada exame agendado/realizado e status do paciente. Isto é, ao invés do gestor perguntar para a equipe o status de uma TC, por exemplo, ele pode, simplesmente, acessar o RIS e observar em que posição está no fluxo de trabalho de determinado paciente. Sendo assim, os usuários autorizados podem acessar e ver o nível de urgência e o status de um determinado exame a qualquer momento.
Recepcionistas, técnicos de radiologia e médicos radiologistas são todos beneficiados com esta ferramenta, pois cada um possui uma lista de trabalho contínua e organizada dentro do RIS. Com um sistema deste adequadamente implementado, é garantido que os colaboradores terão um ganho de eficiência bem como os pacientes terão a percepção de alta organização do trabalho.
Ter uma visão panorâmica dos processos, de forma transparente e acessível, tende a fluir significativamente melhor o fluxo de trabalho. Em outras palavras, isso exclui a necessidade de ligações, mensagens ou qualquer outro tipo de contato para solicitar informações. Prático, né?
Armazenamento de dados
Com o RIS, é possível que a equipe armazene dados de exames e de pacientes, em nuvem ou localmente, com segurança. Ainda mais, se ele estiver integrado com um sistema PACS, pode armazenar, inclusive, imagens médicas em formato DICOM.
Geralmente, dentre os dados que podem ser operados em um RIS, estão: documentos relacionados ao exame como pedido médico, anamnese, questionário pré-exame, documentos relacionados ao paciente como prontuário eletrônico, documentos pessoais, dados de convênio, etc.
Outros dados que são armazenados: dados relativos ao status do exame, dados de faturamento, entre outros. Ou seja, dados essenciais que são compartilhados no dia a dia entre uma equipe de uma clínica ou hospital, podendo ser encontrados facilmente de maneira organizada, objetiva e segura.
Gestão do paciente
Agilizar o atendimento do paciente e a localização de suas informações é mais um benefício dos sistemas RIS. Geralmente, eles podem ser integrados com TVs e painéis de atendimento que irão direcionar o paciente ao local de atendimento correto.
Automaticamente, o sistema disponibilizará informações desse paciente, como tempo de espera, especificações do atendimento, protocolo de exame a ser utilizado, entre outros.
E como todos os dados e informações colocados no RIS são rastreados, é possível que a gestão da clínica ou hospital ainda mensure seu atendimento. Isto é, observe quanto tempo ele levou em cada etapa desde que entrou até o momento que saiu da organização.
Essa possibilidade não apenas ajuda a equipe a produzir e se atentar mais a cada paciente, mas, também, ajuda a administração a encontrar possíveis pontos de melhoria. Inclusive, também pode dar uma perspectiva maior da disponibilidade da organização para atender mais clientes.
Alguns RIS possibilitam inclusive a sugestão de exames complementares e de controle de forma automática ao paciente.
Gestão de recursos e estoque
Independente do nicho em que uma empresa está situada, a gestão de recursos é parte importante nos processos e desenvolvimento contínuo. Isso porque, em uma clínica ou hospital, observar o estoque de insumos disponíveis é primordial para sua administração.
Com o RIS, o gestor pode saber como e onde estão sendo utilizados materiais institucionais, desde uma simples folha de papel até EPIs, por exemplo.
Ainda, isso não se limita às ferramentas do dia a dia. O sistema pode ser integrado aos equipamentos da organização, garantindo o máximo de eficiência em sua utilização através de uma DICOM Worklist, como é chamada. Isto é, esse recurso envia a fila de trabalho para os equipamentos, com nomes de pacientes e detalhes dos exames que serão realizados.
Assim, o técnico que irá operar o equipamento recebe automaticamente os dados de entrada para realização dos exames. Um dos pontos mais benéficos desse recurso é que ele pode aumentar a qualidade das imagens e evitar o retrabalho. Isso porque as chances de escolha e administração de um protocolo incorreto diminui, bem como os metadados dos arquivos DICOM, que são preenchidos de forma automática.
Laudos digitais e compartilhamento
Somente o dinheiro economizado nos dias atuais e a agilidade na elaboração dos laudos digitais, em vista da era do papel, já seriam ótimos argumentos a favor do RIS. Isso porque, ainda na era do papel, os Centros de Imagem tinham que emitir laudos com máquinas de datilografia.
Sem falar que erros ou caligrafia ilegível nos modelos físicos eram comuns, ocasionando falhas nos laudos, reparos e retrabalho.
O RIS é uma plataforma digital que possui uma Central de Laudos, ferramenta que possibilita radiologistas a emitirem laudos médicos, otimizando e automatizando os laudos de Radiologia, muitas vezes com o uso de inteligência artificial, com benefícios para os pacientes, para os médicos e para a equipe de atendimento.
Além de possibilitar a criação de laudos, ele possibilita também a distribuição e gestão de entrega de resultados para os pacientes de forma a garantir melhor eficiência do processo.
RIS de ponta possuem portal de entrega de resultados para pacientes e médicos solicitantes. Pacientes podem acessar seus resultados de forma simples e segura pelo portal, conseguindo inclusive ver seu histórico de atendimentos no Centro de Imagem.
Já os médicos solicitantes têm acesso aos resultados de todos os pacientes e encaminham para o Centro de Imagem. Com isso, é possível aumentar a fidelização de pacientes e médicos solicitantes pela conveniência.
A transmissão eletrônica de laudos médicos e imagens de exame, além de dispensar papéis e filmes radiográficos, podem ainda ser recebidos de uma empresa de telerradiologia, por exemplo.
Dessa forma, o leque de atendimento do Centro de Imagens se expande, disponibilizando mais tipos de exames em seu portfólio – visto que as melhores empresas de telerradiologia dispõem médicos radiologistas especializados e subespecializados em todas as áreas da Radiologia.
A maior parte dos sistemas RIS do mercado possibilita a integração com sistemas de terceiros, de forma que os laudos podem ser recebidos de maneira automática de uma empresa de telerradiologia para dentro do RIS.
Transmissão de dados e exames
Antes da internet, para avaliação de um especialista, era necessário que o paciente ou o Centro de Imagem enviasse uma cópia do filme pelo correio. Ainda que haja o acesso das imagens com CDs e DVDs, a logística era demasiadamente lenta.
Hoje, nem o Centro de Imagem e nem o paciente precisam se preocupar com os custos excessivos ou demora do correio graças aos sistemas RIS/PACS integrados conectados à internet. Portanto, a solução pode ainda não apenas agilizar o diagnóstico, como expandir a sua investigação – novamente através da telerradiologia que fornece uma segunda opinião de médicos especialistas.
Gestão Financeira
Com um RIS que possua uma solução para gestão financeira, a equipe não precisa mais ficar pendurada em telefones ou calculadoras. Pois, tudo passa a ser informatizado com o RIS, de maneira integrada com os processos internos do Centro de Imagem.
A maior parte dos RIS do mercado possui funcionalidades que facilitam o trabalho de gestão financeira, como contas a pagar, cobrança, gestão de fluxo de caixa e integração com operadoras de saúde, de forma que os processos internos sejam mais automatizados e eficientes.
Com o tempo ganho nessas tarefas, o que já pode refletir na receita do Centro de Imagem, a equipe também tem menos burocracia e reclamações de operadoras de saúde. Isso pode reduzir a glosa médica, visto que apenas com alguns cliques e teclas, o dia de faturamento terá sido muito mais ágil.
3. Benefícios do RIS
Ao integrar um RIS no Centro de Imagem, uma lista de benefícios podem ser observados:
- Equipe mais eficiente, visto que os processos são otimizados, melhorando a integração e moral da equipe;
- Atendimento agilizado e engajado, visto que os dados e informações de um paciente quando informatizados podem ser transmitidos facilmente, com segurança, entre toda a equipe;
- Redução de erros de registro, já que os mais modernos sistemas RIS podem orientar o cadastramento de dados e informações, evitando que informações vitais não sejam coletadas;
- Simplificação de processos administrativos, visto que os melhores RIS possuem ferramentas de gestão;
- Diagnósticos mais precisos com a integração entre RIS e PACS, já que terão um relatório armazenado de cada paciente sobre sua evolução, tratamento, etc;
- Aumenta a receita, já que a soma de todos os benefícios acima reduzem erros e otimizam processos.
4. Diferença entre PACS e RIS
Ainda que já tenhamos abordado o significado de ambos, é preciso esclarecer que um RIS não é um PACS.
A diferença básica entre PACS e RIS é que o PACS faz a gestão das imagens médicas (em formato DICOM). Já o RIS faz a gestão de todos os outros dados dos pacientes. Alguns PACS possuem funcionalidades de RIS. Essa é uma tendência de mercado, pois temos visto cada vez mais sistemas híbridos, que possuem algumas ou várias funcionalidades cruzadas.
Um sistema RIS quando integrado a um PACS é uma ferramenta poderosa para centros de imagem:
5. Integração PACS + RIS
A figura abaixo ilustra algumas funcionalidades típicas de um RIS quando integrado a um PACS:
Conclusão
As práticas radiológicas modernas processam e armazenam uma grande quantidade de dados em comparação a outras práticas. Isso porque existem radiografias, varreduras de TC, RM e outras imagens de diagnóstico que precisam ser armazenadas e disponibilizadas para todos os profissionais interessados através de ligações em rede.
Para dar conta do recado, a Radiologia conta com essas importantes ferramentas como RIS e PACS para que os pacientes sejam cada vez mais bem atendidos.
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